Conta aberta · os números, linha por linha

Quanto custa por mês tudo o que uma empresa pequena paga de ferramenta

Uma empresa brasileira de serviços que atende cliente por mensagem costuma pagar entre seis e doze mensalidades diferentes sem nunca ter somado o total. Quando a conta é feita categoria por categoria, com o plano de entrada de cada ferramenta, ela chega a R$ 5.274 por mês. O problema raramente é uma ferramenta cara: é a soma de doze ferramentas baratas.

A conta, categoria
por categoria

A tabela abaixo abre, linha a linha, a compilação que usamos na tabela de economia da página inicial. São os planos de entrada mais comuns de cada categoria no mercado brasileiro, convertidos para real quando a ferramenta cobra em dólar.

As quatro linhas que sozinhas somam 37%

Quatro categorias respondem por R$ 1.946 do total. São justamente as que a empresa contrata por último, quando já está vendendo, e por isso entram no orçamento sem passar pela mesma comparação que a primeira ferramenta passou.

Disparo de SMS e chat no site, R$ 500

Categoria dominada por plataformas de infraestrutura como Twilio e Zenvia, e por chats de site como o JivoChat. É a linha mais cara da conta e a que mais engana, porque a mensalidade é só o começo da conta.

O que costuma estar incluso

O acesso à plataforma, o número de origem e um lugar só de acompanhamento. Nada disso varia com o seu volume.

O que é cobrado à parte

Cada mensagem enviada. O preço muda por operadora de destino e por tipo de mensagem, então duas empresas com a mesma mensalidade podem ter faturas muito diferentes.

Atenção no fechamento do mês

É a linha que mais surpreende na segunda fatura, porque o primeiro mês costuma ter volume baixo enquanto a empresa ainda está sendo configurada.

Avaliações no Google, R$ 499

Ferramentas como Birdeye e Podium automatizam o pedido de avaliação depois do atendimento e centralizam as respostas. O valor alto se explica porque a categoria nasceu vendendo para redes com muitas unidades, não para empresas de uma sala só.

Páginas de venda, R$ 497

O ClickFunnels e o Leadpages cobram por publicar páginas separadas do site institucional. Uma empresa pequena costuma usar três ou quatro páginas e paga pelo plano que permite centenas.

Organizar clientes e vendas, R$ 450

É a categoria do HubSpot, do RD Station e do Pipedrive. Costuma ser a primeira ferramenta que a empresa contrata e a última que ela consegue abandonar, porque é onde o histórico dos clientes está guardado.

O segundo efeito: a passagem de faixa

Ferramentas cobram por faixa de contatos ou de usuários. A empresa entra no plano de entrada, cresce, e é empurrada para a faixa seguinte em três ou quatro ferramentas ao mesmo tempo. A conta não sobe em degraus suaves: sobe de uma vez, e normalmente no mês em que a empresa está indo bem.

O custo por uso,
que ninguém soma

Mensalidade não é o custo total de nenhuma dessas categorias. Quatro itens são cobrados por consumo em praticamente toda plataforma do mercado, e continuam sendo cobrados por consumo mesmo quando você junta tudo num sistema só:

• Envio de e-mail, cobrado por disparo, o que pesa em campanha para a base inteira.
• SMS, cobrado por mensagem enviada, com preço que varia por operadora.
• Minutos de ligação, cobrados por minuto falado, com tarifa diferente para fixo e celular.
• Inteligência artificial, cobrada por volume de processamento, o que na prática significa por conversa atendida.

Se este é o ponto que mais te preocupa, ele está detalhado em sistema único ou ferramentas separadas, onde comparamos os dois modelos com a conta aberta.

O que dá para cortar,
por estágio da empresa

Nem toda empresa precisa das 18 categorias. A ordem em que elas passam a fazer diferença depende de onde a empresa está.

Uma empresa no primeiro estágio que contrata as ferramentas do terceiro paga por capacidade que não usa durante meses. O inverso também acontece: uma empresa com equipe que insiste nas ferramentas do primeiro estágio perde vendas por falta de acompanhamento, o que custa mais caro que qualquer mensalidade. O sintoma clássico do segundo caso é o orçamento enviado que ninguém cobra, tratado em como cobrar o retorno de um orçamento.

As cinco perguntas que
evitam a conta inflada

A maioria das assinaturas desnecessárias entra na empresa por um caminho parecido: alguém precisa resolver um problema pontual, testa uma ferramenta, ela funciona, e a mensalidade nunca mais sai do cartão. Cinco perguntas, feitas antes de assinar, cortam boa parte disso.

1. Qual tarefa some da rotina de alguém? Se a resposta for "nenhuma, mas fica mais organizado", a ferramenta vira mais um lugar para alimentar à mão.
2. Ela precisa conversar com o que já existe? Uma agenda que não avisa o atendimento gera trabalho de digitação que não aparece em fatura, aparece em hora de trabalho.
3. O que acontece quando eu dobrar de tamanho? Simule a fatura com o dobro dos contatos atuais antes de assinar.
4. O que é cobrado por uso? Pergunte o preço do SMS, do minuto de ligação e do atendimento por inteligência artificial, com o seu volume real de conversas.
5. Como eu saio daqui? Confirme se a lista de contatos é exportável e em que formato. O histórico de conversas normalmente não acompanha a migração, em nenhuma direção.

Nenhuma dessas perguntas exige conhecimento técnico, e todas podem ser feitas por telefone antes de qualquer contrato.

Quando trocar
não compensa

Juntar tudo num sistema só nem sempre é a decisão certa, e é honesto dizer em que casos.

Se a empresa usa duas ou três ferramentas, todas bem aproveitadas, a soma provavelmente está abaixo de R$ 800 por mês, e a migração custa tempo de configuração que só se paga em escala. Se existe uma ferramenta muito específica do segmento, com função que nenhuma plataforma geral cobre, a troca significa perder essa função para ganhar organização. E se ninguém na equipe vai operar o sistema no dia a dia, o resultado é trocar doze ferramentas subaproveitadas por uma subaproveitada.

A troca compensa quando existem duas condições ao mesmo tempo: a soma passa de alguns milhares de reais por mês, e há trabalho manual de passar informação de uma ferramenta para outra.

O que significa cada
categoria da tabela

Mensagens automáticas

Sequências que saem sozinhas depois de um gatilho, o cliente pediu orçamento, passou uma semana, o sistema manda a mensagem de retorno sem ninguém lembrar.

Atendente virtual

Um robô de conversa que responde as primeiras perguntas do cliente e oferece horário, a qualquer hora, antes de passar para uma pessoa.

Página de venda

Uma página feita para um serviço específico, com formulário de orçamento, separada do site institucional da empresa.

Custo por uso

A parte da fatura que varia com o consumo do mês, separada da mensalidade fixa. Envio de e-mail, de SMS, minutos de ligação e atendimento por inteligência artificial entram aqui.

Faixa de contatos

O limite de clientes cadastrados que o plano aceita. Ultrapassar a faixa move a empresa para o plano seguinte, normalmente sem aviso prévio.

Juntar tudo num sistema
resolve o quê, exatamente

Resolve a conta da mensalidade e resolve o trabalho de ligar uma ferramenta na outra. Não resolve os custos por uso, não resolve a necessidade de alguém operar o sistema, e não traz o histórico de conversas das ferramentas antigas, a lista de contatos migra, o histórico de conversa não.

No Kobematic, os planos começam em R$ 297 por mês e o atendimento por WhatsApp dentro do sistema entra em todos os planos: um número no de entrada e até cinco no Scale e no Elite. Não há taxa de entrada nem contrato de fidelidade. Os limites estão em planos e preços.