A recepção sai do telefone
e a agenda para de furar
Numa clínica, quem atende o telefone é a mesma pessoa que recebe quem chegou. Toda ligação de confirmação é um cliente esperando no balcão, e todo horário que fura é uma cadeira parada que já estava paga.
Quantas cadeiras vazias
você teve esse mês?
Três coisas que toda clínica conhece, e que não se resolvem contratando mais gente:
A recepção vive no telefone
Confirmar consulta uma a uma consome a tarde inteira de quem deveria estar recebendo cliente e vendendo o próximo procedimento.
A pergunta chega às 23h
A maior parte do movimento de estética vem por Instagram e indicação, quase sempre fora do horário comercial. Quem responde primeiro marca.
O cliente some depois do orçamento
Procedimento caro demora para decidir: a pessoa pergunta, diz que vai pensar e ninguém volta a falar com ela.
Onde a cliente escapa entre a
primeira mensagem e a cadeira?
As três coisas acima acontecem em pontos diferentes do mesmo caminho, e é sempre o mesmo cliente escapando. Veja o caminho inteiro, do primeiro contato até ele voltar a comprar.
Capturar
A maior parte chega por Instagram e por indicação, quase sempre fora do horário. A IA responde valor e horário e já oferece um horário na agenda.
Ver a etapa capturar →Relacionar
A recepção sai do telefone: confirmação e lembrete passam a ser automáticos e a agenda para de furar. O ganho de tempo aparece já na primeira semana.
Ver a etapa relacionar →Vender
O sinal no agendamento resolve a cadeira vazia: o horário só trava depois do pagamento, e quem paga antes comparece.
Ver a etapa vender →Fidelizar
Depoimento em vídeo de quem fez o procedimento vale mais que qualquer texto institucional, e o paciente grava do próprio celular.
Ver a etapa fidelizar →Reativar
Procedimento tem intervalo natural de retorno. Quem fez há seis meses e não remarcou é o recorte mais lucrativo que existe, e quase nunca é chamado.
Ver a etapa reativar →A paciente entrando pelo WhatsApp
A mensagem chega, a IA responde na hora e as primeiras informações já entram no cadastro da paciente.
O que aparece nela
- A conversa iniciada fora do horário
- As perguntas iniciais respondidas sozinhas
- O cadastro criado com o procedimento de interesse
- A origem do contato registrada
A agenda com confirmação e lembrete
A paciente escolhe o horário na conversa, a confirmação sai e o lembrete chega antes da sessão.
O que aparece nela
- Os horários livres oferecidos na conversa
- A confirmação enviada na hora
- O lembrete programado para antes da sessão
- A agenda da clínica com o dia inteiro à vista
O orçamento do procedimento com aceite
O plano de sessões vira uma proposta que a paciente aceita pelo celular, com o pagamento na sequência.
O que aparece nela
- A proposta com os procedimentos e valores
- O aceite pelo celular da paciente
- O link de pagamento na mesma conversa
- O status da proposta no quadro da clínica
O pedido de avaliação após a sessão
Concluído o atendimento, o convite para avaliar no Google sai sozinho, no momento em que a experiência está fresca.
O que aparece nela
- O convite saindo após a conclusão
- O link direto para a avaliação
- As avaliações chegando no painel da clínica
- A resposta preparada para cada uma
O que muda numa
terça-feira na recepção
As duas colunas começam na mesma terça, 9h, com a mesma agenda do dia na tela. O que muda é onde a recepção passa a manhã.
Como é hoje↓
- 1Terça, 9h, a recepção começa a ligar para confirmar o dia
- 2Cada ligação é uma cliente esperando de pé no balcão
- 3Às 23h chega uma pergunta de preço no direct e ninguém vê
- 4Quem pediu orçamento de procedimento caro não recebeu retorno
- 5Duas cadeiras furam sem aviso e a tarde fica vazia
Com o Kobematic↓
- 1Terça, 9h, a confirmação do dia já saiu sozinha de madrugada
- 2A recepção começa o dia atendendo quem está na frente dela
- 3A pergunta das 23h foi respondida na hora, com horário oferecido
- 4Quem pediu orçamento recebeu o retorno no prazo que você definiu
- 5Quem confirmou aparece, e a vaga que sobrou foi oferecida a quem esperava
Por que a recepção sai do telefone
sem a clínica perder o controle
Agenda online e mensagem automática qualquer ferramenta tem. O que quase nenhuma tem é a confirmação, o orçamento e o pedido de avaliação saindo da mesma ficha da cliente.
01
Confirmar horário não
é trabalho de gente
Ligar uma a uma consome a tarde inteira de quem deveria estar recebendo quem chegou. A confirmação e o lembrete saem sozinhos, e a recepção volta a olhar para o balcão.
02
O direct das 23h vale o
mesmo que a ligação das 14h
A maior parte do movimento de estética chega por Instagram e fora do horário comercial. Quem responde de madrugada marca o horário que a concorrente vai oferecer só na manhã seguinte.
03
Procedimento caro demora
para a cliente decidir
A cliente pergunta o preço, some, e volta semanas depois. Sem cobrança do retorno saindo sozinha, o orçamento caro morre em silêncio e ninguém percebe.
Como fica uma clínica
que saiu do telefone?
Um cliente de verdade, com nome e ramo, e o número que ele mediu depois de ligar o sistema.
Quanto custa para uma
clínica de estética?
Os planos são os mesmos para todos os segmentos, com apresentação do sistema inclusa e sem contrato de fidelidade.
Starter
R$ 297/mês
1 pessoa · WhatsApp com 1 número
Apresentação do sistema inclusa
Scale
R$ 497/mês
3 pessoas · WhatsApp até 5 números
Apresentação do sistema inclusa
Elite
R$ 997/mês
Sem limite de pessoas e contatos
Apresentação do sistema inclusa
Sem contrato de fidelidade e sem taxa de entrada.
Quais outros negócios
vivem de agenda cheia?
O caminho do cliente é o mesmo em todo negócio que vende para gente. O que muda é por onde ele chega até você.
Escritórios de advocacia
Em quanto tempo o seu escritório responde?
Ver →Agências de marketing
Quantas contas você atende sem padrão nenhum?
Ver →Profissionais liberais
Quantas mensagens ficaram para depois hoje?
Ver →Comércio e serviço local
Quantos orçamentos seus estão parados agora?
Ver →Franquias e redes
Você sabe qual unidade está perdendo cliente hoje?
Ver →Ver todos os segmentos
Os seis segmentos, cada um com o exemplo do próprio dia a dia.
Abrir a lista →Ficou alguma dúvida sobre
o Kobematic numa clínica?
Se a sua não estiver aqui, nós respondemos no diagnóstico, com a sua empresa na frente.
Preciso trocar o meu sistema de prontuário?
Não. O Kobematic cuida do atendimento, da agenda e da venda, quem chega, quem confirma, quem paga e quem volta. O prontuário clínico continua onde está.
A confirmação automática não fica robótica?
As mensagens saem com o nome do cliente, o procedimento e o horário dele, escritas no tom que a sua clínica usa. Quem recebe responde ali mesmo, e cai numa pessoa de verdade.
Dá para cobrar sinal para marcar?
Dá. O agendamento pago cobra um valor no ato da marcação, e é a forma mais direta de reduzir falta em procedimento caro.
Como o pedido de avaliação no Google funciona?
Sai sozinho depois do atendimento, no momento em que a cliente está satisfeita. É o que faz a nota subir sem ninguém precisar pedir na frente dela.
Reconhecimento da tecnologia utilizada nos recursos do Kobematic
Os selos abaixo reconhecem a tecnologia utilizada nos recursos disponibilizados pelo Kobematic em diferentes categorias de software. Eles são apresentados como referência sobre a tecnologia utilizada no sistema e não como prêmios concedidos diretamente à marca Kobematic.
A clínica que tirou a recepção do
telefone e triplicou os horários marcados
São 30 minutos com os seus números. Você sai sabendo em qual das cinco etapas o seu negócio está perdendo cliente hoje, fechando conosco ou não.